Spisu treści:
Jaka jest najważniejsza decyzja przy planowaniu spotkania rodzinnego? „Ustaw datę, aby członkowie rodziny mogli umieścić ją w swoich kalendarzach przed planowaniem wakacji” - mówi Tom Ninkovich, autor Family Reunion Handbook (Reunion Research, 1998). I pamiętaj, że kluczowym aspektem wyboru terminu spotkania jest trzymanie się ostatecznej decyzji. Zmiana daty spowoduje spustoszenie tylko dla innych. Co należy wziąć pod uwagę przy wyborze daty: Zaplanuj z wyprzedzeniem. Większość zjazdów należy zaplanować z rocznym lub dwuletnim wyprzedzeniem. Wcześniejsze planowanie pozwala zarezerwować idealne miejsce spotkań. Planowanie z wyprzedzeniem pozwala również uczestnikom zarezerwować czas na wakacje i zaoszczędzić pieniądze, które mogą być potrzebne. Uzyskaj konsensus. Nie wybieraj tylko odpowiedniej dla siebie daty. Sonduj członków rodziny, aby uniknąć konfliktów czasowych. Jeśli są członkowie rodziny, którzy absolutnie muszą uczestniczyć (na przykład dziadkowie), najpierw skonsultuj się z nimi. Następnie wybierz datę, która jest najlepsza dla większości ludzi. Istnieje wiele sposobów wyboru daty. Możesz zaoferować 3-4 różne opcje i poprosić członków rodziny o przesłanie głosów w określonym terminie. Możesz podać wyjaśnienie, dlaczego niektóre daty mogą być lepsze od innych. Na przykład początkowa korespondencja może brzmieć: „Wujek Bert będzie obchodził swoje 80. urodziny 10 czerwca. Czy nie byłoby wspaniale oddać hołd naszemu ulubionemu wujowi, organizując w ten weekend spotkanie rodzinne?” Następnie podaj dwie lub trzy inne możliwe daty jako kopie zapasowe. Poinformuj członków rodziny, że większość rządzi. Niestety, ktoś zawsze będzie miał konflikt. Jednym ze sposobów rozwiązania tego problemu jest ustawienie potencjalnych dat następnych dwóch zjazdów. W ten sposób ludzie, którzy nie będą mogli wziąć udziału w tym czasie, mają nadzieję, że dotrą do następnego.
Pomysły na daty
Wybierz datę Oto kilka sugestii:
- Kamień milowy lub dzień specjalny rodziny: Tego rodzaju daty mogą obejmować srebrną lub złotą rocznicę, urodziny dziadka lub starszego, ślub lub ukończenie szkoły, urodziny przodka lub datę imigracji, przyjęcie na emeryturę, narodziny lub święto etniczne lub religijne .
- Pora roku / sezonu: „Większość zjazdów rodzinnych odbywa się między czerwcem a wrześniem, ponieważ pogoda jest lepsza, podróż jest łatwiejsza, szkoła jest nieobecna, a lato to tradycyjny czas na wakacje”, mówi Ninkovich. Jednak niektóre rodziny wolą korzystać z pakietów wartości „poza sezonem”, które obejmują kwiecień-maj, październik-listopad i grudzień-luty (z wyjątkiem tropikalnych plaż i ośrodków narciarskich). Ceny zakwaterowania i linii lotniczych są obecnie niższe. Wadą jest to, że warunki podróży mogą być trudne (pomyśl śnieg), a dzieci są zwykle w szkole.
- Wakacje: w niektórych miastach dni ustawowo wolne od pracy, takie jak Dzień Pamięci, czwarty lipca i Święto Pracy są uważane za „poza” sezonem, ponieważ zwykli podróżujący służbowo są na wakacjach. Długie weekendy wakacyjne są zwykle idealne na zjazdy w miastach takich jak Chicago, Nowy Jork i Waszyngton. Pamiętaj, że Święto Dziękczynienia lub wakacje na koniec roku dobrze sprawdzają się w przypadku małych zjazdów w pobliżu domu. Ale te wakacje zwykle nie sprawdzają się dobrze w przypadku dużych lub odległych geograficznie rodzin, ponieważ o tej porze roku większość ludzi skupia się bardziej na własnych rodzinach nuklearnych.
Zdecyduj o długości spotkania
Zjazdy mogą trwać od popołudnia do trzech lub więcej dni. „Ogólna zasada mówi, że im dalej ludzie muszą podróżować, tym dłużej zjednoczenie powinno trwać” - mówi Ninkovich. Niewielu ludzi poleci przez cały kraj na popołudniową herbatę. Małe zjazdy średnio jednego dnia. Większe zjazdy trwają około dwóch lub trzech dni. Ninkovich radzi, żeby nie trwać zbyt długo. „Twoje następne spotkanie przyniesie korzyść, jeśli opuścisz je, chcąc więcej.”
Po podjęciu decyzji, kiedy nastąpi spotkanie, następna ważna decyzja brzmi: gdzie? Możliwości mogą wydawać się nieograniczone. Przykłady obejmują parki rozrywki, obóz, kościół, akademiki, mieszkania wakacyjne, centra konferencyjne, statek wycieczkowy, miejsca historyczne, dom (y), hotele, łodzie mieszkalne, motele, rezerwaty przyrody, park, ranczo lub farmę, kurorty i zoo. Ogólnie rzecz biorąc, twój wybór zależy od wielkości zjazdu, pory roku, dostępności i rodzaju zjazdu, który chcesz mieć (np. Mały piknik, rejs, rustykalna wycieczka na kemping itp.) pamiętaj, że żadna strona nie będzie idealna. „Jeśli jest ładny i niedrogi, znajduje się na odległość. Dobra cena i wygoda? Estetyka ma wiele do życzenia” - mówi Jennifer Crichton, autorka Family Reunion (Workman Publishing, 1998). „Zjazdy dotyczą życia rodzinnego, a życie rodzinne polega bardziej na kompromisach niż na doskonałości”. Można jednak znaleźć witrynę, która spełnia większość Twoich potrzeb. Poniżej znajdują się kwestie do rozważenia w przypadku czterech podstawowych rodzajów zjazdów.
Pytania, które należy zadać obejmują:
- Czy masz wystarczająco dużo miejsca, aby wszyscy mogli wygodnie usiąść i zjeść, a wystarczająco dużo miejsca dla dzieci do biegania?
- Ile stołów i krzeseł zmieści się na podwórku?
- Czy jest wystarczająco dużo miejsca w pomieszczeniu na wypadek złej pogody?
- Czy jest miejsce na namiot?
- Czy Twój dom, ulica lub sąsiedzi mogą pomieścić parking?
- Czy chcesz „odpuścić”, aby gościć w domu duży tłum? Małe dzieci mogą biegać po twoim domu (więc odłóż przedmioty łamliwe). Twój trawnik może bić. Być może zbierasz papierowe kubki, talerze i serwetki z każdej szczeliny w Twojej nieruchomości na długo po odejściu gości. Zadaj sobie pytanie: „Czy dam sobie radę z bałaganem?”
Jeśli odpowiedź na wiele z tych pytań brzmi „nie”, możesz rozważyć parki publiczne jako inną opcję (zobacz Spotkanie w rodzinnym mieście na następnej stronie).
Tego rodzaju wydarzenie najprawdopodobniej odbędzie się w rodzinnym mieście rodzinnym. Pytania, które należy sobie zadać, obejmują:
- Jeśli twój dom nie jest wystarczająco duży, aby pomieścić tłum, czy są jakieś pobliskie parki publiczne lub rezerwaty przyrody, które mogą pomieścić twój klan?
- Czy park ma schronienie lub pawilon, który chroni Cię przed słońcem lub deszczem?
- Czy musisz zarezerwować z wyprzedzeniem? Jeśli tak, to kiedy?
- Czy potrzebujesz pozwolenia? Jeśli tak, dowiedz się, jak i kiedy złożyć wniosek oraz ile to będzie kosztować.
- Czy strona jest dostępna samochodem lub autobusem? Czy jest parking?
- Czy jest dostępny dla wózków inwalidzkich (jeśli to konieczne)?
- Jak blisko są toalety? (Być może trzeba wynająć przenośną toaletę.)
- Czy na miejscu jest woda do picia i / lub mycia?
- Jakie udogodnienia są dostępne dla gości (np. Baseball, tenis, plac zabaw, plaża lub jezioro, pływanie łódką itp.)?
- Czy grille są dozwolone?
- Czy istnieje rozporządzenie dotyczące napojów alkoholowych?
- Ile stolików / ław piknikowych jest dostępnych? Czy istnieje zacieniony obszar na koce piknikowe?
- Czy dostępna jest energia elektryczna, czy musisz zabrać ze sobą generator (np. Mikrofon, instrumenty muzyczne itp.)?
- Czy park zapewnia patrol bezpieczeństwa?
Dłuższe spotkania trwające od 3 do 4 dni zwykle wymagają większych miejsc noclegowych, takich jak hotele, motele, kurorty, akademiki lub centra konferencyjne. Po ustaleniu położenia geograficznego zjazdu możesz skontaktować się z lokalną radą turystyczną, izbami handlowymi oraz konwencjami i biurami podróży. Ci specjaliści mogą pomóc Ci znaleźć zakwaterowanie, restauracje, wycieczki, firmy cateringowe, fotografów itp. Pytania dotyczące zakwaterowania powinny obejmować:
- Jak daleko jest strona od lokalnych lotnisk i dworców kolejowych? Czy zapewniony jest transport? Czy jest dostęp do transportu publicznego?
- Czy obiekt ma stawki grupowe?
- Czy obowiązują jakieś zniżki (np. W przypadku stawek „poza sezonem”)?
- Czy są jakieś „gratisy” (np. Bezpłatny pokój dla pewnej liczby płatnych pokoi; dzieci pozostają bezpłatne)?
- Czy wymagany jest depozyt? Kiedy to jest należne? Jakie są zasady zwrotu / anulowania?
- Czy na miejscu lub w pobliżu znajdują się sale konferencyjne i / lub bankietowe?
- Jakie restauracje są dostępne zarówno na miejscu, jak i w okolicy?
- Czy jest basen (wewnątrz lub na zewnątrz)?
- Jakie inne udogodnienia są dostępne dla gości (np. Spa, siłownia, tenis, kawiarnia, salon itp.)? Jakie są opłaty?
- Czy obiekt może dostarczyć ci nazwiska i dane kontaktowe innych organizatorów zjazdów, którzy ostatnio korzystali z witryny?
- Czy członek rodziny mieszkający w okolicy może przeprowadzić kontrolę na miejscu?
- Czy są dostępne stoły, krzesła, tablice ogłoszeń i inny sprzęt do rejestracji / prezentacji? Czy jest opłata?
Zawsze poproś placówkę o przesłanie ci umowy ze wszystkimi omówionymi szczegółami. Przejrzyj to dokładnie.
Pomocnym źródłem jest Podręcznik zjazdu rodzinnego autorstwa Toma Ninkovicha (Reunion Research, 1998).
Kempingować
Na zjazdy trwające cały tydzień niektóre rodziny wolą biwakować w namiotach, przyczepach kempingowych lub przyczepach. Sprawdź następujące:
- W jakich porach roku kempingi są otwarte?
- Jakie są opłaty? Z jakim wyprzedzeniem musisz zarezerwować?
- Jak daleko znajduje się strona od najbliższej plaży, miasta, obszaru historycznego, gór / szlaków turystycznych, sklepów, parku stanowego lub narodowego, parku rozrywki i / lub obszaru turystycznego?
- Jakie miejsca zakwaterowania są dostępne (np. Namioty, przyczepy / kampery, domki lub prycze)?
- Czy dostępne są podłączenia do wody i prądu?
- Jakie udogodnienia są dostępne (np. Grille, ogniska, zadaszone miejsca / schronienie, jedzenie, lód, przybudówki / toalety, ciepłe / zimne prysznice, stoły i ławki, odbiór śmieci, pralnia)?
- Jakie zajęcia odbywają się w pobliżu (np. Pływanie łódką, wędrówki z plecakiem, sport, turystyka, pływanie, wędkowanie itp.)?
Wynajem mieszkań, domu lub akademików
Inną opcją jest wynajem mieszkań, domu lub akademików. W przypadku pokoi wieloosobowych - czasem dostępnych w miesiącach letnich - skontaktuj się z wydziałami mieszkaniowymi szkół wyższych w miejscu łączenia. Aby dowiedzieć się o wynajmie mieszkań, skontaktuj się z lokalną Izbą Handlową, radą turystyczną lub Convention and Visitors Bureau. Możesz także przeszukiwać Żółte strony, w wersji papierowej lub internetowej, w poszukiwaniu lokalnych pośredników w handlu nieruchomościami, którzy często publikują broszury z informacjami o mieszkaniu lub mieszkaniu.
Wieśniak
Verizon Superpages
Podczas rezerwacji prosimy zapytać:
- W jakich porach roku dostępne są pokoje?
- Jak daleko są miejsca noclegowe w najbliższych obszarach rekreacyjnych (np. Plaża, miasto, obszar historyczny, góry / szlaki turystyczne, sklepy, park stanowy lub narodowy, park tematyczny i / lub obszar turystyczny)?
- Jakie udogodnienia są dostępne w pokojach (np. Łazienki / prysznice w pokojach lub korytarzach, lodówki, piekarniki, kuchenki mikrofalowe, lód itp.)?
- Czy pokoje mają klimatyzatory?
- Czy pościel i ręczniki są zapewnione?
- Gdzie jest najbliższy automat pralniczy?
- Czy jest wspólny pokój na spotkania, posiłki, imprezy itp.? Czy istnieje dodatkowa opłata? Czy pokój wymaga wcześniejszej rezerwacji?
Nadal utknąłeś? Zapoznaj się z następującymi źródłami: Publikacje:
- Zjazd rodzinny Jennifer Crichton (Workman, 1998)
- Podręcznik łączenia rodzin Tom Ninkovich (Reunion Research, 1998)
- Family Reunion Planner autorstwa Donny Beasley (Macmillan, 1997)
- Edycja Wagner (Lowell House, 1999).
- Reunions Magazine Workbook & Catalogue (2001); 414–263–4567
Biura konwencji i odwiedzających (CVB): organizacje non-profit reprezentujące miasta lub regiony na wszelkiego rodzaju spotkaniach. Większość CVB oferuje swoje usługi bezpłatnie i może pomóc w uzyskaniu kosztów zakwaterowania, kontroli na miejscu i innych usług w zależności od potrzeb. Sprawdź lokalne CVB, przeszukując Żółte strony online.
Międzynarodowe Stowarzyszenie Biur Konferencji i Odwiedzających
Verizon Superpages
Yahoo (żółte strony)
Książki telefoniczne: Dostępne w dowolnej części kraju - 800-848-8000 - lub na płycie CD-ROM w lokalnej bibliotece.
Izby handlowe: Dobre źródła zakwaterowania, inspekcji witryny, map, broszur informacyjnych, wycieczek po witrynie itp.
