Spisu treści:
- 6 miesięcy wcześniej
- 5 miesięcy wcześniej
- 4 miesiące wcześniej
- 3 miesiące wcześniej
- 2 miesiące wcześniej
- 1 miesiąc wcześniej
- 2 tygodnie wcześniej
- 2 dni wcześniej
- Dzień wcześniej
- Po spotkaniu
Zjazd rodzinny to świetny sposób na zgromadzenie rodziny, nawet gdy rośnie i zmienia się. Jest to okazja do uczczenia historii rodziny, najnowszych osiągnięć i nowych dodatków. Niezależnie od tego, czy jest to piknik w parku, grill przy plaży, spotkanie w parku stanowym, czy spotkanie w czyimś domu, właściwie zaplanowane spotkanie przyciągnie nawet najbardziej zdystansowanych członków rodziny na popołudniową zabawę na słońcu.
Jeśli planujesz zjazd rodzinny dla około 100 osób, zechcesz rozpocząć planowanie z około sześciomiesięcznym wyprzedzeniem, aby zdobyć zainteresowanie i pozyskać kilku zastępców, którzy pomogą Ci to osiągnąć. Oto lista kontrolna, która pomoże Tobie i Twojej rodzinie zacząć!
6 miesięcy wcześniej
Zanim zacznie się jakiekolwiek planowanie, musisz ustalić, kto chce uczestniczyć w zjeździe. Wyślij ankietę rodzinną za pośrednictwem poczty e-mail, aby sprawdzić zainteresowanie, dowiedzieć się, ile osób weźmie udział, i dowiedz się, które daty i lokalizacje będą najlepsze. Powinieneś również zapytać o budżet, abyś wiedział, ile pieniędzy ludzie są skłonni wydać na wydarzenie. Staraj się podawać zakresy kosztu na osobę, aby ludzie mogli to łatwo zrozumieć. Skorzystaj z narzędzia online, takiego jak Survey Hero, aby zaprojektować prostą ankietę za darmo i udostępnić link członkom rodziny. Skonfigurowanie ankiety online pomoże uporządkować odpowiedzi w miarę ich pojawiania się.
Teraz jest także czas, aby zdecydować, czy spotkanie nastąpi w domu członka rodziny, czy w innym miejscu. Zjazdy odbywające się w domach są często organizowane przez matriarchę lub patriarchę rodziny, zwłaszcza gdy dom babci odegrał ważną rolę w historii rodziny. Hałaśliwe przyjęcia bożonarodzeniowe, przypadkowe grille w Święto Pracy, a nawet przyjęcia dyplomowe mogą być wspaniałymi okazjami do zgromadzenia odległych krewnych i dawno zaginionych członków rodziny pod jednym dachem. Jeśli twoja przestrzeń jest nieco ograniczona, możesz rozważyć zjazd rodzinny „otwarty dom”, gdzie ludzie mogą przychodzić i wychodzić przez cały dzień. Bez względu na to, czy organizujesz spotkanie, czy też babcię, upewnij się, że masz pomoc. Pozyskaj godne zaufania ciotki do gotowania i entuzjastycznych kuzynów do organizowania zajęć. Lub, jeśli pozwala na to Twój budżet, zatrudnij firmę cateringową, która uzupełni twoje domowe posiłki i utrzyma napój.
Spotkanie rodzinne w miejscu innym niż dom członka rodziny oznacza, że żadna rodzina nie jest odpowiedzialna za wszystkie ustalenia. Zadania mogą być rozdzielone między wielopokoleniowe grupy rodzinne, zmniejszając część planowania. Może także pozwolić ci pomieścić więcej osób niż dom jakiejkolwiek osoby. A dla podróżujących członków rodziny miejsce z innymi zajęciami rekreacyjnymi może pozwolić im przekształcić spotkanie w pełnoprawne rodzinne wakacje, wykorzystując w pełni wydane pieniądze na podróż.
5 miesięcy wcześniej
Poproś o pomoc i zbierz komitet planowania zjazdu. Musisz znaleźć niezawodnych i entuzjastycznych krewnych, którzy mogliby zająć się:
- Znalezienie miejsca na wydarzenie. Jeśli nie spotykasz się w domu członka rodziny, musisz zacząć szukać lokalizacji. Twój pomocnik będzie musiał zbadać miejsca, które zaspokoją różnorodne zainteresowania, poziomy wieku, zdolności fizyczne i zasoby finansowe. Parki rodzinne nad oceanem lub nad jeziorem są idealne; są rzeczy do zrobienia zarówno na wodzie, jak i na lądzie - zajęcia dla dzieci i możliwość odpoczynku dla dorosłych na plaży. Wiele obszarów wakacyjnych i parków stanowych ma „kierownika miejsca docelowego”, który może pomóc w szczegółach spotkania. Zapoznaj się z naszymi zaleceniami dotyczącymi 10 świetnych miejsc na zjazd rodzinny, aby wzbudzić pomysły.
- Ustalanie jedzenia na wydarzenie. Jeśli planujesz szczęście, ktoś będzie musiał ustalić menu, przypisując naczynia i inne produkty żywnościowe każdej rodzinie. Być może będą musieli zorganizować dodatkowe urządzenia do gotowania i / lub grillowania w miejscu. Lub, jeśli nie planujesz samodzielnie zajmować się całym jedzeniem, twój pomocnik będzie musiał znaleźć firmę cateringową.
- Ozdoby, zaproszenia i znaki. Przekazanie jednej osoby odpowiedzialnej za materiały drukowane pomoże zapewnić spójny temat wydarzenia.
- Zajęcia i rozrywka. Sportowy krewny może przejąć kontrolę nad siatką do siatkówki, planować gry dla dzieci i upewnić się, że muzyka jest zakryta. Krokiet, badminton i siatkówka to świetne zajęcia grupowe na zewnątrz. Możesz też poprosić kuzyna, aby stworzył pokój gier dla dzieci i zaplanować zaopatrzenie się w gry planszowe i inne zajęcia, aby dzieci były zajęte.
- Historia rodzinna. Złożenie drzewa genealogicznego to świetny sposób na włączenie swojego dziedzictwa do wydarzenia. Możesz także rozważyć utworzenie małej gazety rodzinnej, aby podkreślić ostatnie wydarzenia rodzinne, szczególne fakty i historię.
- Fotografia i / lub wideo. Będziesz chciał nagrać to wydarzenie dla potomności. Rozważ założenie galerii zdjęć online, w której każdy może udostępniać swoje zdjęcia po wydarzeniu, lub załóż konto w serwisie książek fotograficznych online, w którym możesz tworzyć pamiątkowe zdjęcia dla uczestników.
- Sprzątać. Poproś kilkoro ludzi o to ogromne zadanie!
Zastanów się nad zarządzaniem wolontariuszami za pomocą narzędzia, takiego jak Register Genius, które pozwala nam zabiegać o wolontariuszy i wysyłać wiadomości grupowe oraz przypomnienia o zadaniach bez zaśmiecania skrzynki odbiorczej.
Powinieneś także rozmawiać z zespołem planistycznym na temat budżetu. Na podstawie informacji zwrotnych uzyskanych podczas wstępnej ankiety określ budżet roboczy, aby kontrolować koszty.
4 miesiące wcześniej
Mam nadzieję, że twój komitet odrobił pracę domową! Cztery miesiące przed zjednoczeniem rodziny zaplanuj wykonanie następujących zadań:
- Sfinalizuj datę i lokalizację. Dowiedz się, jakie udogodnienia będą dostępne: woda pitna, basen, sprzęt do grillowania, szatnie, przestrzeń wewnętrzna (na wypadek deszczu), stoły piknikowe i tak dalej.
- Omów tematy i ewentualny harmonogram.
3 miesiące wcześniej
Po wprowadzeniu głównych szczegółów wydarzenia nadszedł czas, aby oficjalnie wyjawić to słowo i zacząć blokować szczegóły dnia.
- Wysyłać zaproszenia. Możesz skorzystać z usługi online, takiej jak Evite, aby wysyłać zaproszenia lub wysyłać je pocztą elektroniczną lub tradycyjną. W każdym razie należy dołączyć:
- Utwórz listę wszystkich posiłków, które będziesz jadł, lub potraw, których będziesz potrzebować.
- Przypisz jeden artykuł żywnościowy do każdego krewnego. Pamiętaj, aby skorzystać z ich specjałów kulinarnych, takich jak sałatka ziemniaczana cioci May lub ciasto jagodowe Cousin Lynn.
- Nieformalny bufet jest prawdopodobnie najlepszym sposobem na spotkanie w domu, po prostu dlatego, że pozwala ludziom jeść na zmiany. Jest to również idealne, gdy liczba miejsc jest ograniczona.
- Jeśli planujesz zatrudnić firmę cateringową, nadszedł czas, aby je zabezpieczyć. Niektóre firmy cateringowe będą po prostu zarządzać kuchnią, dopilnować, aby bufet został uzupełniony i utrzymywać płynność napoju, abyś mógł cieszyć się imprezą.
- Skontaktuj się z restauracjami, aby sprawdzić, czy przyjmą duże grupy i dokonaj rezerwacji, jeśli to konieczne.
2 miesiące wcześniej
Wszystko zaczyna się łączyć, a zabawa jest blisko! Bądź na bieżąco z tymi zadaniami organizacyjnymi, a będziesz w dobrej formie.
- Śledź dane uczestnika. Zacznij listę osób, które potwierdziły swoją obecność, gdzie będą mieszkać i kiedy przybędą. Jeśli do wysyłania zaproszeń korzystałeś z systemu internetowego, takiego jak Evite, będzie on śledził RSVP. Ale zachowaj dokument Google Arkusz lub dokument Excel z wszystkimi innymi informacjami w miarę pojawiania się odpowiedzi.
- Zarezerwuj wypożyczony sprzęt, taki jak podium, mikrofon, stoły lub krzesła.
- Potwierdź rezerwację w restauracji i podaj najnowszy kosztorys gości.
- Dokonuj ostatecznych zakupów.
1 miesiąc wcześniej
Na 30 dni przed zjazdem pierwsze zadania na Twojej miesięcznej liście spraw po prostu potwierdzają szczegóły planów, które już masz.
- Potwierdź z krewnymi, którzy przynoszą żywność lub inne zapasy.
- Potwierdź miejsca spotkań.
- Potwierdź działania.
- Potwierdź miejsca do spania.
2 tygodnie wcześniej
Teraz jest czas na sprawdzenie się z wolontariuszami, którym przydzielono określone zadania w celu potwierdzenia czasu i liczby gości końcowych.
- Posiłki
- Potwierdź szczegóły ze swoim fotografem / kamerzystą
- Potwierdź szczegóły u innych usługodawców, takich jak prowadzący działalność lub przewodnicy
- Kup dekoracje i materiały w ostatniej chwili.
- Twórz znaki i banery.
- Potwierdź wolontariuszy
- Zorganizuj przekazanie resztek jedzenia do lokalnego schroniska lub spiżarni
2 dni wcześniej
- Przejrzyj szczegóły spotkania z komisjami.
- Odbierz dowolny wypożyczony sprzęt, taki jak krzesła, stoły itp.
- Przygotuj końcowe płatności i wskazówki dla wszystkich profesjonalistów i pomocy, którą zatrudniłeś, na przykład firmy cateringowe i kelnerzy. Umieść je razem w osobnych kopertach, aby móc je szybko rozdawać w razie potrzeby podczas imprezy. Pamiętaj, że możesz wysłać dodatkowe wskazówki później, jeśli ich wydajność była wyjątkowa. W przeciwnym razie wskazówka od 10 do 15 procent jest zwyczajowa, jeśli nie jest wliczona w ich opłatę.
Dzień wcześniej
- Skonfiguruj i udekoruj.
- Prześpij się!
Po spotkaniu
Po wydarzeniu będziesz mieć kilka dodatkowych szczegółów do załatwienia. W ciągu 2 tygodni od wydarzenia musisz:
- Napisz notatki z podziękowaniami do specjalnych uczestników, krewnych, którzy podarowali czas i pieniądze, a także wszystkim innym osobom, które pomogły Ci osiągnąć sukces.
- Prześlij zdjęcia do internetowego serwisu fotograficznego. Jeśli sam zrobiłeś zdjęcia, prześlij je na stronę taką jak Shutterfly lub Snapfish. W ciągu kilku tygodni możesz udostępnić link uczestnikom, a także poprosić ich o dodanie ich zdjęć do utworzonego albumu, aby inni członkowie rodziny mogli kupić ich kopie. Umieszczenie wszystkich zdjęć w jednym miejscu pozwoliłoby również stworzyć fotoksiążkę, którą inni mogą zamówić, a także pamiątkę z tego wydarzenia.
W ciągu 4 tygodni od wydarzenia zadbaj o:
- Skontaktuj się z kamerzystą i fotografem, aby dowiedzieć się, kiedy materiały będą gotowe do dystrybucji.
- Wyślij wiadomość e-mail lub masową wiadomość e-mail do wszystkich uczestników, podsumowując uroczystości, dziękując im za udział i informując, gdzie mogą kupić zdjęcia, filmy lub inne elementy związane z wydarzeniem.
